Last Updated: 14:14PM 6/27/2024
Vergaderen is niet iets wat we graag doen. Uren in dezelfde ruimte zitten. Met dezelfde mensen, dezelfde problemen en heel vaak ook nog eens geen oplossing vinden. Het is dan ook niet vreemd dat we hier meestal flink tegen opkijken. Dat moet toch anders kunnen? Gelukkig wel! Vergaderen hoeft namelijk zeker niet zinloos te zijn en saai al helemaal niet. Met enkele simpele aanpassingen maak je vergaderen zowel effectiever als leuker. Maar waar moet je dan aan denken? In dit artikel zetten we drie slimme tips op een rij die hierbij kunnen helpen.
1. Comfortabele meubels
Niemand vergadert graag in een ruimte waar comfort nauwelijks te vinden is. Hoe kun je je concentreren op het gesprek als je ondertussen op een veel te harde stoel zit? Je misschien wel lichamelijke ongemakken ervaart? Comfortabele meubels zijn dan ook een absolute must. Vergaderstoel nodig? Let dan op het gebruik van de juiste materialen en stimuleer de juiste zithouding. Zo genieten de deelnemers van de vergadering van meer comfort en zullen ze hierdoor ook veel productiever deelnemen.
Wist je dat de juiste opstelling ook al wonderen doet? Als je dus toch al de meubels aanpakt, kan je net zo goed de gehele ruimte wat kritischer bekijken. Wat kun je doen zodat mensen zich meer betrokken voelen tijdens de vergadering? Zo is een ronde opstelling veel prettiger, omdat dan alle deelnemers elkaar recht aan kunnen kijken. Zorg tevens voor de nodige faciliteiten. Denk bijvoorbeeld aan voldoende stopcontacten zodat mensen hun laptop eenvoudig aan de oplader kunnen leggen.
2. Kies het juiste moment
Soms lopen vergaderingen ook helemaal verkeerd doordat simpelweg het verkeerde moment is uitgekozen. Logischerwijs zit niemand echt meer te wachten op een vergadering op vrijdagmiddag. Dan is iedereen al met het hoofd bij het weekend en is de energie er wel een beetje uit. Ook maandagmorgen is meestal geen goed moment. Houd daarnaast rekening met de werkuren waarin het personeel meestal het productiefst is. Werken ze liever in de ochtend of zijn ze actiever in de namiddag? Houd hier rekening mee tijdens het plannen. Als je het moment kiest waarop iedereen goed in zijn of haar energie zit, zal dat al de helft schelen en zal de vergadering direct een stuk effectiever worden.
3. Betrek de deelnemers tijdens de vergadering
Niemand vindt het fijn om enkel te luisteren. Als je uren achtereen naar iemand moet luisteren, dan is het niet gek als je je aandacht verliest. Daarom is het belangrijk dat de deelnemers ook echt bij de vergadering worden betrokken. Probeer de vergadering zo interactief mogelijk te maken. Hierdoor hebben de deelnemers echt het gevoel dat ze iets in kunnen brengen en dat er ook daadwerkelijk naar ze geluisterd wordt. Door vragen te stellen en gedachtes uit te wisselen, zorg je ervoor dat iedereen actief bij het gesprek betrokken blijft. Je kunt het zelfs nog leuker maken door er echt een quiz van te maken. Stel vragen op het scherm en laat de deelnemers maar antwoord geven. Dat maakt de vergadering niet alleen leuker, maar ook effectiever.
